Hoe kies je het beste administratie programma als starter?

Als startende ondernemer of zzp’er is je administratie waarschijnlijk niet je favoriete taak. Facturen, bonnetjes, BTW-aangiftes – het voelt al snel als een doolhof, zeker zonder boekhoudkennis. Een administratie programma kan je redding zijn, maar hoe kies je de juiste uit tientallen opties? Geen stress: met de juiste tips vind je een tool die je werkdag simpeler maakt, van facturen tot klantbeheer.

In deze gids delen we vier essentiële factoren om op te letten, drie fouten die je wilt vermijden, en een praktische manier om programma’s te vergelijken. Of je nu een freelance designer of een startende coach bent, deze stappen helpen je een programma kiezen dat bij je past. Klaar om de perfecte tool te vinden?

4 essentiële factoren om je keuze op te baseren

Met zoveel administratie programma’s is het slim om je keuze te baseren op factoren die écht belangrijk zijn voor starters. Hier zijn de vier punten waar je op moet letten, inclusief tips om ze te testen.

Gebruiksgemak: hoe test je het?

Een goed programma voelt intuïtief, zelfs als je er nog nooit mee hebt gewerkt. Tijdens de proefperiode kun je testen hoe makkelijk het is: maak een factuur, voeg een klant toe, simpelweg voer een fictief scenario uit. Lukt dit binnen een paar minuten zonder handleiding? Dan is de tool gebruiksvriendelijk. Buddy’s Flow, bijvoorbeeld, is ontworpen met starters in gedachten, met een simpele interface die je direct snapt.

Kom je uit een bestaand programma, vraag jezelf dan af snap ik alle knoppen die er staan. Is het antwoord nee, dan is de tool niet optimaal op het gebied van gebruiksgemak. Wil je meer weten over waarom dit zo belangrijk is? Lees onze blog waarom gebruiksgemak cruciaal is voor een administratie programma.

Functies die je echt nodig hebt

Naast standaard boekhouding (Mutaties (financiële gebeurtenissen), BTW-aangifte) heb je als starter functies nodig die je werkdag ondersteunen. Klantbeheer (CRM) helpt je contacten en communicatie te organiseren – bijvoorbeeld, je ziet wanneer je een klant een offerte stuurde en kunt een vervolgmail plannen. Projectmanagement houdt afspraken en uren bij, ideaal voor freelancers die per uur factureren.

Een tool zoals Buddy’s Flow combineert deze functies, zodat je alles op één plek regelt. Check in de proefperiode of deze functies je workflow verbeteren. Lees meer over klantbeheer in waarom klantbeheer zo belangrijk is voor starters.

Support: wat past bij starters?

Als starter heb je soms snelle hulp nodig, zeker bij je eerste BTW-aangifte. Kijk of de tool telefonische support, live chat, of snelle e-mailreacties biedt. Test dit in de proefperiode: stuur een vraag en kijk hoe snel je antwoord krijgt. Sommige tools, zoals Buddy’s Flow, bieden ook (gratis) overstaphulp, wat handig is als je van een andere tool komt. Goede support geeft vertrouwen, vooral zonder boekhoudkennis.

Prijs vs. waarde

Een lage prijs is verleidelijk, maar kijk naar de waarde op lange termijn. Sommige tools rekenen extra voor functies zoals klantbeheer, terwijl andere, zoals Buddy’s Flow, alles bieden voor €9,50 per maand. Vraag jezelf af: bespaart de tool tijd die meer waard is dan de kosten? Voor een overzicht van prijzen, lees wat kost een administratie programma voor starters?.

3 fouten die starters maken bij het kiezen

Het kiezen van een administratie programma lijkt simpel, maar starters maken vaak fouten die later problemen veroorzaken. Hier zijn drie veelvoorkomende valkuilen, met tips om ze te vermijden.

Kiezen voor de goedkoopste tool

Een gratis of goedkope tool lijkt een slimme keuze, maar kan je beperken. Stel, je bent een freelance grafisch ontwerper en kiest een gratis programma zonder klantbeheer (CRM). Na een paar maanden groei je en moet je klantcontacten handmatig bijhouden – een chaos! Vermijd dit door een tool te kiezen met functies zoals CRM, zelfs als die iets duurder is.

Functies overslaan die later nodig zijn

Veel starters kiezen een programma dat alleen facturen en BTW-aangiftes doet, maar geen projectmanagement biedt. Beeld je in: je bent een zzp’er in de bouw en krijgt grotere projecten. Zonder uren- of projecttracking vergeet je gewerkte uren te factureren. Kies een tool die meegroeit, met functies zoals projectmanagement, zodat je later niet hoeft over te stappen.

Geen proefperiode gebruiken

Sommige starters kiezen een programma zonder het te testen en zitten vast aan een jaarabonnement. Bijvoorbeeld: een startende coach kiest een tool op basis van een mooie website, maar ontdekt dat de interface traag is. Gebruik altijd de proefperiode om te testen of de tool bij je past. Dit voorkomt spijt achteraf.

Zo vergelijk je administratie programma’s effectief

Nu je weet waar je op moet letten, is het tijd om programma’s te vergelijken. Met een slimme aanpak vind je snel de beste tool voor jouw situatie.

Maak een checklist

Maak een checklist met je prioriteiten:

• Gebruiksgemak: Is de interface intuïtief?

• Functies: Heeft het klantbeheer (CRM) en projectmanagement?

• Support: Is er snelle hulp (telefonisch, chat)?

• Prijs: Past het bij je budget op lange termijn?
  Gebruik deze lijst om tools te scoren tijdens de proefperiode. Voor een bredere gids, lees alles wat je als starter moet weten over administratie programma’s.

Test meerdere tools tegelijk

Meld je aan voor proefperiodes van meerdere programma’s, zoals Buddy’s Flow en een concurrent, en test ze naast elkaar. Maak een factuur, voeg een klant toe, en check hoe support reageert. Dit geeft je een goed beeld van wat het beste werkt. Als je later wilt overstappen, lees overstappen zonder gedoe: tips voor zzp’ers.

Klaar om de juiste tool te kiezen?

Het kiezen van een administratie programma hoeft niet ingewikkeld te zijn. Focus op gebruiksgemak, functies zoals klantbeheer (CRM) en projectmanagement, goede support, en waarde voor je geld. Vermijd fouten zoals alleen kiezen op prijs en test altijd met een proefperiode. Met een checklist en een slimme vergelijking vind je een tool die je werkdag simpeler maakt – van facturen tot klantcontacten en nog veel meer.

Benieuwd naar wat Buddy's Flow allemaal te bieden heeft? Bekijk al onze functies op buddysflow.nl/functies.